Waarom rechtmatigheids-verantwoording een kernonderwerp is binnen gemeenten
De rechtmatigheidsverantwoording is geen tijdelijke regeldruk. Het is een structurele verandering in hoe gemeenten verantwoording afleggen over hun financieel beheer.
Scherpe analyse van waarom rechtmatigheidsverantwoording een kernonderwerp is binnen gemeenten op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Waarom rechtmatigheidsverantwoording een kernonderwerp is binnen gemeenten?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
De rechtmatigheidsverantwoording is ingevoerd als antwoord op een jarenlange discussie over de democratische controle op gemeentefinanciën. De gemeenteraad heeft het budgetrecht maar had geen directe verantwoording van het college over de rechtmatigheid van de besteding. Die verantwoording liep via de accountant, die daarvoor een controleverklaring afgaf. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 is dat veranderd. Het college legt zelf verantwoording af aan de raad over de rechtmatigheid van het financieel beheer. De accountant controleert nog steeds maar nu de verantwoording van het college, niet de rechtmatigheid zelf.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van waarom rechtmatigheidsverantwoording een kernonderwerp is binnen gemeenten. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij waarom rechtmatigheids-verantwoording een kernonderwerp is binnen gemeenten?
Gemeenten die de rechtmatigheidsverantwoording behandelen als een extra rapportageverplichting, missen het punt. Het gaat om het op orde hebben van de interne beheersing, de verantwoording is het resultaat, niet het doel. Wie alleen de verantwoording opstelt zonder de interne controles te verbeteren, heeft papier maar geen beheersing.
De verantwoording zien als een extra administratieve last en de rol van het college onderschatten
Gemeenten die de rechtmatigheidsverantwoording behandelen als een extra rapportageverplichting, missen het punt. Het gaat om het op orde hebben van de interne beheersing, de verantwoording is het resultaat, niet het doel. Wie alleen de verantwoording opstelt zonder de interne controles te verbeteren, heeft papier maar geen beheersing. Het college tekent de rechtmatigheidsverklaring en draagt daarmee juridische verantwoordelijkheid. Colleges die die verklaring tekenen zonder inhoudelijk begrip van de onderbouwing, nemen een risico dat ze niet kunnen overzien. Bestuurders moeten de verantwoording begrijpen en de financiële organisatie moet hen daartoe in staat stellen. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
De gemeenteraad niet mee te nemen in de nieuwe systematiek en interne controles niet koppelen aan de P&C-cyclus
De gemeenteraad heeft een controletaak en moet de rechtmatigheidsverklaring van het college kunnen beoordelen. Als de raad niet begrijpt wat de verantwoording inhoudt en hoe die tot stand is gekomen, kan hij die controletaak niet uitoefenen. Rechtmatigheidsbeheersing die losstaat van de reguliere P&C-cyclus, is een parallelle last die weinig bijdraagt aan de kwaliteit van het financieel beheer. De meeste gemeenten die het goed doen, integreren de IC-rapportages in de bestaande tussentijdse rapportages aan college en raad. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Geen leer- en verbetercyclus inrichten
De rechtmaligheidsverantwoording is een cyclisch proces: normenkader, controles, bevindingen, herstel, evaluatie. Gemeenten die na de jaarafsluiting niet evalueren wat beter kan en die het normenkader niet actualiseren, herhalen elk jaar dezelfde zwaktes. Omdat geen leer- en verbetercyclus inrichten vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Gemeenten die de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording puur behandelen als de zoveelste rapportageverplichting, missen de kern van de wetgeving. Het doel is niet het produceren van nóg een document voor de bühne, maar het structureel op orde hebben van de interne beheersing.
De verantwoording is slechts het resultaat van een betrouwbaar financieel proces, niet het doel op zich. Wie alleen aan het einde van de rit de verantwoording invult zonder gedurende het jaar de interne controles te verbeteren, creëert schijnbare veiligheid op papier, maar mist in werkelijkheid elke vorm van grip en beheersing op de geldstromen.
Sinds de invoering van de nieuwe rechtmatigheidsregels is de rol van het bestuur drastisch veranderd. Het college van Burgemeester en Wethouders tekent de rechtmatigheidsverklaring nu zelf en draagt daarmee de volledige juridische verantwoordelijkheid voor de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties.
Colleges die deze verklaring blind tekenen — zonder inhoudelijk begrip van de onderliggende dossiers en de opbouw van het normenkader — nemen een bestuurlijk risico dat zij niet kunnen overzien. Bestuurders moeten de verantwoording en de reële risico’s (zoals bij Europese aanbestedingen of het Sociaal Domein) écht begrijpen. Het is de taak van de ambtelijke, financiële organisatie om het college via heldere managementrapportages daartoe in staat te stellen.
Kodros is specialist in gemeentelijke finance en helpt organisaties om de rechtmatigheidsverantwoording te transformeren van een administratieve last naar een strategisch sturingsinstrument. Ons Kenniscentrum ondersteunt gemeenten met een beproefde driestappenmethode:
-
1. Inrichten van Continuous Auditing: Wij helpen uw financiële team om interne controles niet op te sparen tot de jaarafsluiting, maar op te knippen in behapbare kwartaalcontroles. Fouten worden zo direct aan de voorkant hersteld.
-
2. Vertaling naar het bestuur: Onze senior financials coachen uw adviseurs on-the-job om complexe technische data te vertalen naar beknopte, politiek-bestuurlijk leesbare memo’s. Zo weet het college exact waarvoor zij tekent.
-
3. Procesoptimalisatie conform BBV: We stemmen de interne controleplannen en het normenkader perfect af op de actuele BBV-eisen, waardoor de controlerende druk daalt en de kwaliteit stijgt.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
