Wat is het verschil tussen interne controle, AO/IC en rechtmatigheid?
Interne controle, AO/IC en rechtmatigheidsverantwoording, de begrippen worden bij gemeenten regelmatig door elkaar gebruikt. Soms worden ze als synoniemen behandeld.
Scherpe analyse van verschil tussen interne controle, AO/IC en rechtmatigheid op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is het verschil tussen interne controle, AO/IC en rechtmatigheid?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Interne controle, AO/IC en rechtmatigheidsverantwoording, de begrippen worden bij gemeenten regelmatig door elkaar gebruikt. Soms worden ze als synoniemen behandeld. Soms worden ze als afzonderlijke systemen beschouwd die naast elkaar bestaan. In de meeste gevallen is het begrip vaag en de toepassing inconsistent. Dat is een probleem. Wie het onderscheid niet kent, kan niet goed communiceren over interne beheersing, kan geen heldere opdrachten geven aan IC-medewerkers en kan niet beoordelen of de gemeente “in control” is op het gebied van rechtmatigheid. In dit artikel lees je wat elk van de drie begrippen precies inhoudt, hoe ze zich tot elkaar verhouden en hoe je ze correct gebruikt in de gemeentelijke context. Wat zijn de drie begrippen en hoe verhouden ze zich tot elkaar? Administratieve organisatie (AO) is de beschrijving van de inrichting van de financiële en administratieve processen: de processtappen, de verantwoordelijkheden, de bevoegdheden en de functiescheiding.
AO is het kader, het beschrijft hoe het hoort te gaan. Interne controle (IC) is de toetsing van die processen: gaan de processen ook daadwerkelijk zoals beschreven? Worden de bevoegdheden gerespecteerd, is de functiescheiding gewaarborgd en zijn de transacties conform de regels verlopen? IC levert het bewijs dat de AO werkt. Rechtmatigheidsverantwoording is de collegeverklaring over de rechtmatigheid van de financiële transacties. Die verklaring is gebaseerd op de interne controles die gedurende het jaar zijn uitgevoerd. AO/IC is het instrument; de rechtmatigheidsverantwoording is het resultaat.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van verschil tussen interne controle, AO/IC en rechtmatigheid. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij verschil tussen interne controle, AO/IC en rechtmatigheid?
IC-controles zonder AO als basis zijn willekeurig. Ze toetsen wat de controleur toevallig controleert, niet wat de processen vereisen. Een goede IC is altijd gebaseerd op een actuele AO-beschrijving.
IC uitvoeren zonder een beschreven AO als basis en de rechtmatigheidsverklaring opstellen zonder systematische IC
IC-controles zonder AO als basis zijn willekeurig. Ze toetsen wat de controleur toevallig controleert, niet wat de processen vereisen. Een goede IC is altijd gebaseerd op een actuele AO-beschrijving. Een collegeverklaring die is gebaseerd op steekproefcontroles of op eigen inschatting in plaats van op systematische IC, is niet verdedigbaar. De verklaring heeft alleen waarde als ze is onderbouwd door een volledig IC-proces. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
AO, IC en rechtmatigheid als drie afzonderlijke systemen beheren en de begrippen door elkaar gebruiken in communicatie
Gemeenten die AO, IC en de rechtmatigheidsverantwoording als drie losse systemen beheren, creëren administratieve last zonder beheersingswaarde. Ze horen een geïntegreerd systeem te zijn: AO beschrijft, IC toetst, de verantwoording rapporteert. Als een leidinggevende spreekt over “meer IC” terwijl hij eigenlijk bedoelt “betere AO-beschrijvingen”, entstaan er misverstanden over wat er moet worden gedaan en door wie. Correcte terminologie is de basis van effectieve communicatie over interne beheersing. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Denken dat het onderscheid alleen voor specialisten relevant is
Het onderscheid tussen AO, IC en rechtmatigheidsverantwoording is relevant voor iedereen die betrokken is bij interne beheersing, van VIC-medewerker tot concerncontroller tot manager. Wie het onderscheid niet kent, communiceert onnauwkeurig en draagt minder bij aan de beheersing. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Interne Controle (IC) zonder een actuele Administratieve Organisatie (AO) als basis is als varen zonder kompas. De AO-beschrijving legt immers vast hoe een proces hoort te verlopen, wie welke bevoegdheden heeft en waar de risico’s liggen.
Als je IC-controles uitvoert zonder deze basis, worden ze onvermijdelijk willekeurig. De controleur toetst dan wat hem of haar op dat moment toevallig logisch lijkt, in plaats van te controleren of het proces systematisch voldoet aan de vooraf vastgestelde beheersingsmaatregelen. Een professionele en effectieve IC is daarom altijd direct verankerd in een actuele en doorlopend bijgewerkte AO.
Een rechtmatigheidsverklaring van het college die grotendeels rust op losse steekproeven, onderbuikgevoel of een snelle eigen inschatting achteraf, is bestuurlijk en juridisch niet verdedigbaar.
Sinds de invoering van de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording heeft de verklaring van het college van B&W alleen waarde als deze direct is onderbouwd door een volledig, systematisch en traceerbaar IC-proces. Als het bestuur tekent zonder deze harde, doorlopende onderbouwing, neemt zij een risico dat zij bij een kritische audit niet kan verantwoorden.
Kodros is specialist in gemeentelijke finance en doorbreekt de cultuur van losse, papieren exercities. Ons Kenniscentrum helpt gemeenten om de driehoek AO-IC-Verantwoording structureel en efficiënt in te richten:
-
Actualiseren van de AO op maat: Wij schrijven geen dikke, onleesbare handboeken, maar vertalen uw kritische processen (zoals inkoop en het Sociaal Domein) naar heldere, risicogestuurde AO-kaders conform de BBV-eisen.
-
Inrichten van systematische IC: Onze senior financials en IC-specialisten helpen uw team om over te stappen van ad-hoc controles naar een strakke, periodieke IC-kalender. Fouten worden zo direct aan de voorkant gesignaleerd en hersteld.
-
On-the-job coaching: Wij detacheren niet alleen capaciteit, maar coachen uw financials en IC-medewerkers live op de werkvloer. Hierdoor stijgt de advieskracht en leert uw team hoe zij het college optimaal kunnen faciliteren met een waterdicht onderbouwingsdossier.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
