Rechtmatigheid in de praktijk: hoe bereid je je als gemeenteprofessional goed voor?
Rechtmatigheid is geen jaarlijks project dat je in het vierde kwartaal oppakt. Het begint bij de inrichting van processen in januari, loopt door de interne controles gedurende het jaar en eindigt bij de collegeverklaring in de jaarrekening.
Scherpe analyse van rechtmatigheid in de praktijk op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is rechtmatigheid in de praktijk?
Rechtmatigheid in de praktijk is relevant voor controllers en financieel adviseurs bij gemeenten
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van rechtmatigheid in de praktijk. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij rechtmatigheid in de praktijk?
De grootste fout die gemeenten maken: rechtmatigheid behandelen als een jaarafsluiting-thema. Bevindingen die in november worden ontdekt, zijn voor herstel in hetzelfde jaar veelal te laat. Beheersing die gedurende het jaar is opgebouwd, levert een verdedigbare verklaring op.
Beginnen met rechtmatigheid bij de jaarafsluiting en het normenkader niet actualiseren bij nieuwe wet- en regelgeving
De grootste fout die gemeenten maken: rechtmatigheid behandelen als een jaarafsluiting-thema. Bevindingen die in november worden ontdekt, zijn voor herstel in hetzelfde jaar veelal te laat. Beheersing die gedurende het jaar is opgebouwd, levert een verdedigbare verklaring op. Wetswijzigingen, nieuwe verordeningen en bijgestelde beleidsregels maken het normenkader verouderd. Een normenkader dat niet jaarlijks wordt geactualiseerd, mist de nieuwe verplichtingen en geeft een vals gevoel van volledigheid. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
IC-controles plannen maar niet systematisch uitvoeren en bevindingen melden maar niet opvolgen
Veel gemeenten hebben een IC-plan maar de uitvoering loopt achter. Het plan blijft papierwerk als er niet actief op wordt gestuurd: wie voert welke controle uit op welk moment, wat is de steekproef en hoe wordt de uitvoering bewaakt? Een bevinding die is gemeld maar waarvoor geen herstelactie is gedefinieerd, een verantwoordelijke is aangewezen en een deadline is gesteld, heeft geen beheersingswaarde. De opvolging van bevindingen is minstens zo belangrijk als de controle zelf. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Het college niet gedurende het jaar informeren
Colleges die pas bij de jaarafsluiting horen over de rechtmatigheidsstand van zaken, worden geconfronteerd met verrassingen. Een kwartaalsgewijs update aan het college over de voortgang van IC en bevindingen maakt het bestuur inhoudelijk betrokken en voorkomt last-minute discussies. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Het uitstellen van de rechtmatigheidscontrole tot de jaarafsluiting is de meest gemaakte en meest kostbare fout binnen gemeentefinanciën. Wanneer fouten of onrechtmatigheden pas in november of december worden ontdekt, is het voor herstel binnen hetzelfde begrotingsjaar in de meeste gevallen veel te laat.
Dit zorgt voor acute stress, enorme piekbelasting en herstelwerk dat extreem arbeidsintensief is. Een verdedigbare en robuuste rechtmatigheidsverklaring van het college kan alleen overeind blijven als de beheersing en controle gedurende het hele jaar, als een doorlopend proces, zijn opgebouwd.
De wet- en regelgeving rondom lokale overheden is continu in beweging. Wetswijzigingen, nieuwe gemeentelijke verordeningen en bijgestelde beleidsregels zorgen ervoor dat een normenkader snel veroudert.
Wanneer een gemeente het normenkader niet minimaal jaarlijks kritisch actualiseert, ontstaan er grote blinde vlekken:
-
Nieuwe wettelijke verplichtingen en drempelwaarden worden volledig gemist.
-
Er worden controles uitgevoerd op basis van vervallen regelgeving.
-
Het document geeft de organisatie en het bestuur een vals gevoel van volledigheid en veiligheid, terwijl de werkelijke risico’s onafgedekt blijven.
Sinds de invoering van de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording stelt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) keiharde eisen aan de interne beheersing. Het stelsel laat geen ruimte voor achterstallig onderhoud. Als de processen rondom het normenkader en de tussentijdse controles niet zijn afgestemd op deze BBV-vereisten, gaat het mis in de P&C-producten.
Fouten in complexe dossiers (zoals de SiSa-regelingen, specifieke uitkeringen of inkoopcontracten) stapelen zich maandenlang op. Omdat ze pas bij de jaarafsluiting aan het licht komen, kan de accountant niet anders dan formele, negatieve bevindingen opnemen in het accountantsverslag. Dit zijn kwaliteitsrisico’s die met een proactieve aanpak volledig vermijdbaar waren geweest.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
