Beter onderbouwde beleidsvoorstellen door meer financiële kennis
Beleidsvoorstellen die financieel onvoldoende zijn onderbouwd, komen terug. Finance stuurt ze terug met vragen over dekking, structurele gevolgen en risico’s.
Scherpe analyse van beter onderbouwde beleidsvoorstellen door meer financiële kennis op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Beter onderbouwde beleidsvoorstellen door meer financiële kennis?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van beter onderbouwde beleidsvoorstellen door meer financiële kennis. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij beter onderbouwde beleidsvoorstellen door meer financiële kennis?
Geen onderscheid maken tussen eenmalige en structurele lasten en dekking niet concreet onderbouwen
Beleidsmedewerkers die dit onderscheid niet kennen, vermelden soms alleen de eenmalige kosten van een voorstel zonder de structurele lasten die daarna jaarlijks terugkomen. Finance signaleert dat bij de beoordeling maar dan is het voorstel al ingediend. ’Er is dekking via de begroting’ is geen concrete dekkingsparagraaf. Welke begrotingspost, welk programma, welk taakveld? Beleidsmedewerkers die dat niet weten, schrijven een te vage dekkingsparagraaf die vragen oproept. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Risico’s weglaten en meerjarige gevolgen niet doordenken
Financiële risico’s zijn een verplicht onderdeel van een goed beleidsvoorstel. Toch worden ze er soms uitgelaten omdat de beleidsmedewerker denkt dat ze de kans op goedkeuring verkleinen. Het tegenovergestelde is waar: een voorstel dat risico’s benoemt, wekt meer vertrouwen dan een voorstel dat alle risico’s verzwijgt. Een subsidieregeling, een nieuwe dienst of een beleidsprogramma heeft niet alleen kosten in het eerste jaar, de lasten lopen vaak jaren door. Beleidsmedewerkers die dat niet doordenken, presenteren een voorstel dat financieel aantrekkelijker lijkt dan het is. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
De financiële afdeling pas betrekken als het voorstel al klaar is
Finance inschakelen als het voorstel al geschreven is, leidt tot late correcties die de deadline in gevaar brengen. Finance eerder betrekken (al in de ontwerpfase) is slimmer en levert een beter voorstel op. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Het komt in de gemeentelijke praktijk regelmatig voor dat financiële risico’s bewust of onbewust uit een beleidsvoorstel worden weggelaten. Sommige beleidsmedewerkers veronderstellen ten onrechte dat het expliciet benoemen van risico’s de kans op bestuurlijke goedkeuring verkleint.
Het tegenovergestelde is echter waar. Een voorstel dat de potentiële risico’s en kwetsbaarheden openlijk benoemt en van beheersmaatregelen voorziet, wekt juist aanzienlijk meer vertrouwen bij de controller, het college en de raad dan een voorstel dat risico’s verzwijgt. Het weglaten van risico’s creëert een schijnveiligheid die de kwaliteit van de besluitvorming ernstig aantast.
Nieuwe beleidsprogramma’s, subsidieregelingen of maatschappelijke diensten brengen zelden alleen kosten met zich mee in het eerste jaar van de lancering. De financiële lasten (zoals structurele formatie-uitbreiding, indexaties of onderhoudskosten) lopen vaak jaren door en leggen een langdurig beslag op de gemeentelijke middelen.
Wanneer een beleidsmedewerker deze meerjarige effecten niet grondig doorrekent, wordt er een voorstel gepresenteerd dat financieel aantrekkelijker en goedkoper lijkt dan het in werkelijkheid is. Dit leidt tot een structurele onderschatting van de toekomstige kapitaallasten en brengt de meerjarige begrotingsbalans in gevaar.
Om de financiële rust en rechtmatigheid op de lange termijn te waarborgen, moeten senior financials en controllers de interne processen rondom voorstellen en risico-inventarisaties periodiek toetsen. Deze kwalitatieve audit zorgt ervoor dat:
-
Er een sluitend proces ligt waarbij elk raads- of collegevoorstel een onafhankelijke ‘risk assessment’ door finance ondergaat voordat het wordt ingediend.
-
Beleidsmedewerkers verplicht worden om de financiële consequenties minimaal over de wettelijke 4-jarige BBV-horizon door te rekenen.
-
Verborgen risico’s tijdig worden gekwantificeerd en worden opgenomen in de centrale risicomatrix van de gemeente, ver voor de jaarafsluiting.
We sturen je maandelijks banen die bij je kunnen passen. Geen spam, alleen wat relevant is.