BBV-fouten gemeenten: meest gemaakte fouten en hoe je ze oplost
Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) is de financiële spelregelset voor alle Nederlandse gemeenten. De regels zijn openbaar, de notities zijn vindbaar en toch gaan er in de praktijk structureel dezelfde dingen mis.
Scherpe analyse van BBV-fouten gemeenten op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
BBV-fouten gemeenten?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Het BBV bepaalt hoe gemeenten hun begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening moeten inrichten. Het geldt voor alle gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het BBV regelt: de programma-indeling en taakveldstructuur, de verplichte paragrafen, de waarderingsregels voor activa, reserves en voorzieningen, de verplichte kengetallen en de regels voor overhead, rente en kostentoerekening. Fouten in de BBV-verwerking leiden tot een onbetrouwbaar financieel beeld, problemen bij de accountantscontrole en (in het ergste geval) een afkeurende verklaring of preventief toezicht door de provincie.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van BBV-fouten gemeenten. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij BBV-fouten gemeenten?
De meest gemaakte fout. Een eenmalige vrijval, tijdelijke rijksbijdrage of hogere belastingopbrengst wordt ingezet om terugkerende kosten te financieren. Oplossing: markeer bij elke mutatie expliciet S (structureel) of I (incidenteel).
Structurele lasten dekken met incidentele baten en exploitatie en investering door elkaar halen
De meest gemaakte fout. Een eenmalige vrijval, tijdelijke rijksbijdrage of hogere belastingopbrengst wordt ingezet om terugkerende kosten te financieren. Oplossing: markeer bij elke mutatie expliciet S (structureel) of I (incidenteel). Uitgaven met meerjarig nut worden direct ten laste van de exploitatie gebracht of omgekeerd. Oplossing: werk met een activatiematrix per kostensoort. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Ten onrechte activeren van kosten en verkeerde afschrijvingstermijn of onjuist startmoment
Niet elke meerjaarshorizon-uitgave levert een zelfstandig actief op. Denk aan onderzoekskosten of bijdragen aan derden. ’ Te kort of te lang afschrijven heeft direct effect op jaarlasten en balanswaarde. Oplossing: actualiseer het afschrijvingsbeleid jaarlijks en leg één vast startmoment vast. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Overhead onjuist of dubbel verwerken en onjuiste taakveldindeling en bestemmingsreserves zonder scherp doel en voorzieningen niet tijdig herijken
In de praktijk zit het versnipperd over beleidsprogramma’s of wordt het dubbel doorbelast. Oplossing: inventariseer welke kosten onder de BBV-definitie vallen. Lasten en baten op verkeerde taakvelden maken de Iv3-aanlevering onbetrouwbaar. Oplossing: onderhoud een taakveldmatrix met voorbeeldboekingen. Reserves bestaan soms jaren zonder duidelijk doel, horizon of bestedingsvoorwaarden. Oplossing: maak een reservekaart per reserve. Een voorziening wordt getroffen en staat daarna jarenlang zonder actualisatie op de balans. Oplossing: jaarlijkse roll-forward per voorziening. Zodra een GREX een negatieve NCW heeft is een verliesvoorziening verplicht. In de praktijk wordt dit uitgesteld. Oplossing: jaarlijkse impairment-achtige toets per GREX. Fouten worden pas bij de jaarafsluiting zichtbaar, dan is herstel te laat. Oplossing: kwartaalgewijze rechtmatigheidsmonitor. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Volg de stappen die in dit artikel staan beschreven. Zo werk je gestructureerd aan BBV-fouten gemeenten.
Het BBV bepaalt hoe gemeenten hun begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening moeten inrichten. Daarvoor gelden kaders die elke gemeente moet naleven.
Analyseer eerst de oorzaak van dit probleem. Stel vervolgens een verbeterplan op met een duidelijke eigenaar. Zorg daarna voor periodieke monitoring.
We sturen je maandelijks banen die bij je kunnen passen. Geen spam, alleen wat relevant is.