Waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs
AO/IC-kennis wordt vaak gezien als iets voor IC-specialisten. Maar die opvatting is te beperkt.
Scherpe analyse van waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs?
Waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs is relevant voor controllers en financieel adviseurs bij gemeenten
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij waarom AO/IC-kennis belangrijk is voor financiële medewerkers én adviseurs?
Een transactie die financieel correct is geboekt maar waarbij de aanbestedingsregels niet zijn nageleefd, is niet rechtmatig. Financials die alleen de financiële kant bewaken, laten het rechtmatigheidsrisico onbenoemd. Dat is een gemiste kans en een risico voor de jaarrekening.
Financiële correctheid zien als voldoende en IC-rapportages lezen als formaliteit
Een transactie die financieel correct is geboekt maar waarbij de aanbestedingsregels niet zijn nageleefd, is niet rechtmatig. Financials die alleen de financiële kant bewaken, laten het rechtmatigheidsrisico onbenoemd. Dat is een gemiste kans en een risico voor de jaarrekening. Financieel adviseurs ontvangen IC-rapportages maar lezen ze soms als een administratieve verplichting. Wie begrijpt hoe IC werkt, leest IC-rapportages anders: als een signaal over de kwaliteit van de beheersing, over risico’s die niet zijn afgedekt en over processen die verbetering verdienen. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Adviezen geven zonder de rechtmatigheidscomponent mee te nemen en AO/IC-kennis niet actief ontwikkelen omdat het “niet jouw taak is”
Een financieel advies over een investering, een subsidie of een samenwerkingsverband is incompleet als de rechtmatigheidscomponent ontbreekt: zijn de juiste procedures gevolgd, zijn de bevoegdheden correct en zijn de relevante verordeningen nageleefd? Dat is een dimensie die elke financial kan toevoegen. Financials die AO/IC als het domein van de IC-afdeling beschouwen, ontwikkelen die kennis niet actief. Daardoor blijft hun professionele profiel smaller dan nodig is en laten ze kansen liggen om hun rol te versterken. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Na het opdoen van AO/IC-kennis geen gebruik maken van die kennis in de dagelijkse praktijk
Kennis die niet wordt gebruikt, verdampt. Financials die AO/IC-kennis hebben opgedaan maar die niet actief toepassen in hun adviezen, rapportages en signaleringen, realiseren de potentiële meerwaarde niet. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Een van de grootste misvattingen binnen gemeentefinanciën is dat een boeking oké is zodra het bedrag op de juiste grootboekrekening staat en de factuur klopt. Financiële correctheid is echter niet hetzelfde als rechtmatigheid. Een transactie kan cijfermatig perfect zijn verwerkt, maar als er bij de voorafgaande inkoop bijvoorbeeld de nationale of Europese aanbestedingsregels zijn geschonden, is de uitgave formeel onrechtmatig. Financials die uitsluitend de cijfermatige kant bewaken en het rechtmatigheidsrisico onbenoemd laten, missen een cruciaal onderdeel van hun adviesrol en brengen de goedkeuring van de jaarrekening in gevaar.
Veel financieel adviseurs ontvangen periodiek de rapportages van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), maar scannen deze snel als een administratieve verplichting of een ‘moetje’. Wie echter écht doorgrondt hoe interne controle (IC) werkt, leest deze documenten heel anders.
Een IC-rapportage is in feite een vroege waarschuwingsradar. Het biedt directe signalen over:
-
De werkelijke kwaliteit van de interne beheersing op de afdelingen.
-
Financiële en procesmatige risico’s die op dat moment niet goed zijn afgedekt.
-
Ambtelijke processen die haperen en structurele verbetering verdienen om fouten te voorkomen.
Sinds de invoering van de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording stelt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) loodzware eisen aan de onderbouwing van de cijfers. Het college van B&W moet zelf verklaren dat alle stromen rechtmatig zijn verlopen.
Wanneer financials IC-rapportages links laten liggen en processen niet tijdig worden bijgestuurd, ontstaan er fouten in de P&C-producten die gedurende het jaar onopgemerkt blijven. Tegen de tijd dat de jaaraafsluiting nadert, is het herstelwerk extreem arbeidsintensief of achteraf simpelweg onmogelijk. Dit leidt onherroepelijk tot vermijdbare en kritieke bevindingen van de accountant in het accountantsverslag.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
