Training rechtmatigheids- verantwoording: wat leer je en voor wie is die belangrijk?
Sinds 2023 legt het college van burgemeester en wethouders zelf verantwoording af over de rechtmatigheid van het financieel beheer. Dat is een fundamentele verandering ten opzichte van de situatie daarvoor, waarbij de accountant die verantwoording aflegde.
Scherpe analyse van training rechtmatigheidsverantwoording op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is training rechtmatigheidsverantwoording?
Training rechtmatigheidsverantwoording is relevant voor controllers en financieel adviseurs bij gemeenten
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
De rechtmatigheidsverantwoording is de verklaring van het college van B&W over de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties. Het college verklaart daarmee dat de financiële transacties zijn uitgevoerd conform de geldende wet- en regelgeving, inclusief de eigen verordeningen en beleidsregels van de gemeente. De verantwoording is onderdeel van de jaarrekening en moet worden opgesteld op basis van interne controles die gedurende het jaar zijn uitgevoerd. Dat betekent: een normenkader dat de relevante wet- en regelgeving inventariseert, een intern controleplan dat de kritische processen identificeert en toetst en een rapportage over bevindingen en herstelacties.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van training rechtmatigheidsverantwoording. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij training rechtmatigheids- verantwoording?
Veel gemeenten hebben een normenkader maar dat is niet gekoppeld aan de werkelijke risico’s in de organisatie. Een normenkader dat alle wet- en regelgeving opsomthet maar niet prioriteert op basis van risico, is een administratieve verplichting zonder stuurwaarde.
Het normenkader opstellen als papieren exercitie en interne controles pas uitvoeren bij de jaarafsluiting
Veel gemeenten hebben een normenkader maar dat is niet gekoppeld aan de werkelijke risico’s in de organisatie. Een normenkader dat alle wet- en regelgeving opsomthet maar niet prioriteert op basis van risico, is een administratieve verplichting zonder stuurwaarde. Rechtmatigheidsbeheersing die alleen bij de jaarafsluiting wordt uitgevoerd, is te laat. Als er dan bevindingen zijn, is het herstel arbeidsintensief en de deadline nabij. De controles moeten gedurende het jaar worden uitgevoerd, in het ritme van de P&C-cyclus. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Bevindingen niet documenteren en herstellen en de collegeverklaring formuleren zonder solide onderbouwing
Interne controles leveren soms bevindingen op. Gemeenten die die bevindingen niet systematisch documenteren en opvolgen, kunnen bij de jaarrekening niet aantonen dat de beheersing op orde is. Dat leidt tot een aangetaste of voorbehouden collegeverklaring. Het college tekent de rechtmatigheidsverklaring maar heeft soms nauwelijks inzicht in de onderbouwing. Dat is risicovol: het college draagt juridische verantwoordelijkheid voor een verklaring die het inhoudelijk niet kan onderbouwen. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
De samenwerking tussen finance, IC en management onvoldoende organiseren
Rechtmatigheidsbeheersing is geen taak van alleen de financiële afdeling. Het vraagt samenwerking tussen finance, de IC-functie, de budgethouders en het management. Gemeenten die die samenwerking niet organiseren, hebben een formele verantwoording maar geen werkende beheersing. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Veel gemeenten beschikken formeel over een normenkader, maar in de praktijk is dit document vaak een statische opsomming van wet- en regelgeving geworden. Wanneer zo’n kader niet direct gekoppeld is aan de werkelijke, operationele risico’s in de organisatie en er geen prioritering plaatsvindt, verandert het in een administratieve verplichting zonder enige stuurwaarde.
Een effectief normenkader moet dynamisch zijn; het moet de focus leggen op de processen waar de foutenreductie het hardst nodig is, in plaats van een theoretische ‘afvinklijst’ te zijn voor de bühne.
Rechtmatigheidsbeheersing die pas achteraf, tijdens de hectische periode van de jaarafsluiting, wordt opgestart, komt simpelweg te laat. Als er op dat moment fouten of onrechtmatigheden worden geconstateerd, heeft dat grote gevolgen:
-
Het herstelwerk is extreem arbeidsintensief omdat dossiers met terugwerkende kracht moeten worden gecorrigeerd.
-
De harde deadlines van de P&C-cyclus komen in gevaar, wat zorgt voor een enorme piekbelasting op de financiële afdeling.
-
Er is geen tijd meer om structurele procesverbeteringen door te voeren voor het lopende jaar.
Interne controles moeten daarom niet als sluitstuk, maar als een doorlopend proces gedurende het hele jaar worden uitgevoerd, volledig synchroon met het ritme van de reguliere P&C-cyclus.
Sinds de invoering van de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording stelt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) loodzware eisen aan de interne beheersing. Het college moet nu zelf verklaren dat de baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn verlopen binnen de afgesproken drempelwaarden.
Als het normenkader een papieren tijger is en de controles niet doorlopend plaatsvinden, sluiten de interne processen niet aan op deze BBV-vereisten. Fouten in bijvoorbeeld Europese aanbestedingen, overhead-toerekeningen of specifieke uitkeringen (SiSa) blijven hierdoor maandenlang onopgemerkt. Dit leidt bij de eindcontrole onherroepelijk tot formele, negatieve bevindingen van de accountant in het accountantsverslag — risico’s die met een proactieve aanpak volledig vermijdbaar waren geweest.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
