Subsidieverlening bij de lokale overheid: welke training past bij jouw werk?
Subsidieverlening lijkt eenvoudig: een aanvraag beoordelen, een besluit nemen en het geld overmaken. Maar de werkelijkheid is weerbarstiger.
Scherpe analyse van subsidieverlening bij de lokale overheid op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is subsidieverlening bij de lokale overheid?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van subsidieverlening bij de lokale overheid. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij subsidieverlening bij de lokale overheid?
Verleningsbesluiten worden soms opgesteld zonder alle wettelijk verplichte elementen: een duidelijke omschrijving van de gesubsidieerde activiteiten, de subsidiabele kosten, de voorwaarden en de beslistermijn. Een onvolledig besluit kan worden vernietigd in bezwaar of beroep.
Verleningsbesluiten die niet voldoen aan de Awb en geen subsidieplafond instellen
Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Vaststellingsbesluiten te laat nemen en terugvorderingen niet correct uitvoeren
De Awb stelt termijnen voor het vaststellen van subsidies. Als een gemeente die termijnen overschrijdt, wordt de subsidie van rechtswege vastgesteld op het verleende bedrag, ook als de subsidieontvanger de verplichtingen niet is nagekomen. Dat kost de gemeente geld. Als een subsidieontvanger de voorwaarden niet heeft nageleefd, moet de gemeente terugvorderen. Maar terugvordering is juridisch complex: er zijn wettelijke termijnen, de proportionaliteit moet worden afgewogen en de motivering moet kloppen. Wie dat niet weet, vordert te weinig of op een juridisch onhoudbare manier terug. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Subsidierisico’s niet bewaken
Veel gemeenten hebben geen systematisch overzicht van de subsidierisico’s: welke subsidies lopen nog, welke vaststellingen staan open, welke organisaties financieel kwetsbaar zijn. Dat gebrek aan overzicht leidt tot verrassingen die voorkomen hadden kunnen worden. Omdat subsidierisico’s niet bewaken vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
De Algemene wet bestuursrecht (Awb) stelt strikte termijnen voor het vaststellen van subsidies na afloop van de subsidieperiode of het project. Wanneer een gemeente deze wettelijke termijnen overschrijdt, ontstaat er een groot financieel risico: de subsidie kan van rechtswege worden vastgesteld op het reeds verleende bedrag.
Dit betekent dat de gemeente de subsidie definitief moet uitbetalen (of niet meer mag terugvorderen), zelfs als achteraf blijkt dat de subsidieontvanger de afgesproken verplichtingen of prestaties helemaal niet is nagekomen. Dit kost de gemeente onnodig veel geld en tast de rechtmatige besteding van publieke middelen aan.
Als een subsidieontvanger de voorwaarden niet heeft nageleefd, is de gemeente verplicht om (een deel van) de subsidie terug te vorderen. Dit proces is echter juridisch zeer complex en luistert nauw. Er moet aan strenge voorwaarden worden voldaan:
-
Wettelijke termijnen: De Awb en de lokale subsidieverordening kennen harde vervaltermijnen voor het herzien of intrekken van een subsidieverlening.
-
Proportionaliteitsafweging: De gemeente moet per casus zorgvuldig afwegen of de hoogte van de terugvordering in verhouding staat doot de ernst van de tekortkoming.
-
Sluitende motivering: Het uiteindelijke besluit moet juridisch waterdicht gemotiveerd zijn om stand te houden bij eventuele bezwaar- en beroepsprocedures.
Financials of beleidsmedewerkers die deze juridische spelregels onvoldoende kennen, vorderen vaak te weinig terug, of doen dit op een manier die bij de rechter direct sneuvelt.
Subsidies — met name binnen het Sociaal Domein en bij grote maatschappelijke projecten — vormen een aanzienlijk deel van de gemeentebegroting en vallen onder de strenge rechtmatigheidseisen van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).
Omdat de controle op subsidiedossiers vaak pas (te) laat in het jaar of zelfs pas na afloop van het boekjaar plaatsvindt, worden deze fouten vaak pas gesignaleerd als het jaar al bijna om is. Correcties, het alsnog opstarten van rechtmatige procedures of het aanleggen van noodzakelijke voorzieningen voor oninbare claims worden daardoor gaandeweg het jaar steeds moeilijker. Dit leidt bij de jaarrekeningcontrole onherroepelijk tot een verhoogde kans op vermijdbare en kritieke bevindingen van de accountant in het accountantsverslag.
Bij Kodros kijken we verder dan je cv. Wij matchen jouw persoonlijkheid aan de mooiste rollen binnen de publieke sector. Ontdek hieronder jouw volgende stap.
Vind de financiële uitdaging die bij jouw ambities past.