Financiën en Planning en Control voor nieuwe raadsleden: waarom deze training waardevol is
De Planning en Control-cyclus bepaalt het ritme van het gemeentebestuur. Kadernota, begroting, bestuursrapportages, jaarrekening, dat zijn de momenten waarop de raad zijn controlerende en kaderstellende rol invult.
Scherpe analyse van financiën en Planning en Control voor nieuwe raadsleden op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat zijn financiën en Planning en Control voor nieuwe raadsleden?
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
De Planning en Control-cyclus is het jaarlijkse ritme van financiële planning, uitvoering en verantwoording. Voor de raad zijn de belangrijkste momenten: de kadernota (het kader voor de volgende begroting), de begroting (het financiële plan voor het komende jaar), de bestuursrapportages (het tussentijds toezicht op de uitvoering) en de jaarrekening (de verantwoording over het afgelopen jaar). Bij elk van deze momenten heeft de raad specifieke rechten en verplichtingen. De raad stelt de begroting vast, autoriseert begrotingswijzigingen, behandelt de bestuursrapportages en stelt de jaarrekening vast. Al deze momenten zijn zinloos als raadsleden de documenten niet inhoudelijk kunnen beoordelen. Doelgroep: nieuwe raadsleden die snel inzicht willen krijgen in de financiële cyclus van de gemeente en hun rol daarin.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van financiën en Planning en Control voor nieuwe raadsleden. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij financiën en Planning en Control voor nieuwe raadsleden?
De P&C-cyclus verwarren met een administratieve verplichting en niet weten wanneer je als raadslid aan zet bent
Raadsleden die de P&C-cyclus niet begrijpen, behandelen die als een administratieve verplichting: stukken ontvangen, vergadering bijwonen, instemmen. Wie de cyclus begrijpt, ziet het als een reeks sturings- en controlemomenten met concrete bevoegdheden. De P&C-cyclus heeft een vaste timing. Raadsleden die die timing niet kennen, laten kansen liggen om invloed uit te oefenen vóór besluiten worden genomen. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
Begroting beoordelen op detailniveau in plaats van op hoofdlijnen en de jaarrekening niet kritisch beoordelen
Raadsleden die proberen elke begrotingspost te doorgronden, verliezen het overzicht. Een effectieve begroting-beoordeling door een raadslid richt zich op de hoofdlijnen: zijn de prioriteiten in lijn met het coalitieakkoord, zijn de financiële risico’s inzichtelijk en is de begroting structureel sluitend? De jaarrekening is het moment waarop de raad beoordeelt of het college de begroting correct heeft uitgevoerd. Raadsleden die de jaarrekening niet begrijpen, missen die controlemogelijkheid. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Geen vragen stellen bij afwijkingen in bestuursrapportages
Bestuursrapportages bevatten afwijkingen: budgetten die worden overschreden, doelstellingen die niet worden gehaald, risico’s die zijn gematerialiseerd. Raadsleden die die afwijkingen niet herkennen, stellen geen vragen en het college hoeft geen verantwoording af te leggen. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Wanneer raadsleden de Planning- en Control-cyclus (P&C-cyclus) beschouwen als een louter administratieve verplichting, reduceren zij hun eigen rol tot een formaliteit: het plichtsgetrouw ontvangen van dikke boekwerken, het bijwonen van de vergadering en het passief instemmen met de voorstellen. Dit tast de kern van de democratische controle aan.
Wie de cyclus wél begrijpt, ziet dat elk P&C-product (zoals de kadernota, begroting, tussenrapportages en jaarrekening) een strategisch sturings- en controlemoment is. Het biedt de raad concrete, wettelijke bevoegdheden om de koers van de gemeente te bepalen en het college te controleren.
De P&C-cyclus volgt een strakke, wettelijk vastgelegde timing gedurende het begrotingsjaar. Raadsleden die deze timing niet scherp hebben, acteren steevast te laat. Zij proberen invloed uit te oefenen op het moment dat de formele stukken al definitief zijn vastgesteld en ter besluitvorming voorliggen.
Hierdoor laten zij cruciale kansen liggen om aan de voorkant — bijvoorbeeld tijdens de behandeling van de kadernota of de voorjaarsnota — kaders mee te geven. Dit leidt tot reactieve politiek en een effectieve overdracht van de sturingsmacht naar het ambtelijk apparaat en het college.
Om de democratische sturing en de rechtmatigheid te waarborgen, moeten senior financials en controllers de interne processen rondom de P&C-cyclus periodiek aan een kritische audit onderwerpen. Deze gerichte proces-toetsing zorgt ervoor dat:
-
De P&C-producten qua planning en inhoud zo worden ingericht dat de raad op de exacte wettelijke momenten (‘aan de voorkant’) positie kan kiezen.
-
Wijzigingen in taakvelden en budgetten via een sluitende workflow tijdig ter autorisatie aan de raad worden voorgelegd, ver voor de formele controleperiode.
-
Kwalitatieve en procedurele fouten in de besluitvorming direct worden gecorrigeerd, zodat de gemeente in-control blijft.
Wil jij je vakkennis scherp houden en als eerste op de hoogte zijn van onze nieuwe trainingen en events? Sluit je aan bij de Kodros community en ontvang maandelijks onze update vol expertise en inspiratie voor finance professionals.
Vul je e-mailadres in en blijf voorop lopen in jouw vakgebied.