AO/IC bij gemeenten: welke training past bij jouw rol?
AO/IC is een breed thema dat meerdere rollen raakt bij een gemeente: de VIC-medewerker die controles uitvoert, de financieel adviseur die de beheersing beoordeelt, de concerncontroller die de kwaliteit bewaakt en de manager die verantwoordelijk is voor de processen in zijn domein. Elk van die rollen heeft andere behoeften.
Scherpe analyse van AO/IC bij gemeenten op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is AO/IC bij gemeenten?
AO/IC is relevant voor controllers en financieel adviseurs bij gemeenten
Dit onderwerp valt onder de BBV-kaders voor gemeentelijk financieel beheer
Senior financials zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing hiervan
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van AO/IC bij gemeenten. Daarvoor is het belangrijk dat je grip houdt op de processen en risico’s tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij AO/IC bij gemeenten?
Een training die goed is voor IC-medewerkers gaat te diep voor managers en te ondiep voor concerncontrollers. Door de training niet te differentiëren naar rol, is de leerwinst voor geen enkele groep optimaal.
Dezelfde training aanbieden aan alle medewerkers die met AO/IC werken en managers buiten de AO/IC-training houden
Een training die goed is voor IC-medewerkers gaat te diep voor managers en te ondiep voor concerncontrollers. Door de training niet te differentiëren naar rol, is de leerwinst voor geen enkele groep optimaal. Managers zijn verantwoordelijk voor de processen in hun domein maar ze worden zelden betrokken bij AO/IC-trainingen. Daardoor begrijpen ze niet welke rol zij spelen in de beheersing en behandelen ze IC als een financiële taak die hen niet aangaat. Doordat de processen rondom dit niet zijn afgestemd op de BBV-vereisten, ontstaan er fouten die lastig te herstellen zijn. Daardoor loopt de gemeente risico op bevindingen van de accountant die vermijdbaar waren.
VIC-medewerkers trainen zonder het conceptuele kader en concerncontrollers die de operationele IC-aanpak niet kennen
IC-medewerkers die worden getraind in het uitvoeren van controles maar niet in het conceptuele kader (waarom IC, hoe draagt het bij aan de rechtmatigheidsverklaring, wat is de relatie met AO) voeren controles uit zonder het grote plaatje te begrijpen. Dat beperkt hun effectiviteit. Concerncontrollers die de kwaliteit van de IC bewaken maar de operationele aanpak niet kennen (hoe controles worden uitgevoerd, hoe bevindingen worden gewogen) kunnen die kwaliteit niet goed beoordelen. In de praktijk wordt dit vaak te laat gesignaleerd, waardoor correcties steeds moeilijker worden naarmate het jaar vordert. Daarom is het voor senior financials en controllers belangrijk om de interne processen periodiek te toetsen.
Na de training geen rolspecifieke toepassingsafspraken maken
Een training levert het meeste op als de deelnemer weet hoe de kennis in zijn of haar specifieke rol wordt toegepast. Zonder die koppeling is de training generiek en de toepasbaarheid beperkt. Omdat dit vaak niet structureel is belegd, ontbreekt een duidelijke eigenaar die tijdig actie onderneemt. Daardoor is de gemeente reactief in plaats van proactief, wat risico’s vergroot en herstel bemoeilijkt.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Wanneer medewerkers van de Verbijzonderde Interne Controle (VIC) puur worden getraind in het mechanisch uitvoeren van afvinklijsten en controles, missen zij de essentie van hun werk. Zonder kennis van het conceptuele kader — waarom interne controle noodzakelijk is, hoe dit direct bijdraagt aan de rechtmatigheidsverklaring van het college, en wat de relatie is met de Administratieve Organisatie (AO) — voeren zij controles uit zonder het grote plaatje te begrijpen.
Dit beperkt hun effectiviteit enorm. Een IC-medewerker die de achterliggende logica niet snapt, zal afwijkingen louter als een administratieve fout zien, in plaats van te herkennen wanneer een achterliggend proces structureel risico loopt.
Het omgekeerde is net zo goed een reële valkuil binnen gemeenten. Een concerncontroller is weliswaar verantwoordelijk voor de algehele kwaliteit en het bewaken van de interne beheersing, maar als deze de operationele aanpak op de werkvloer niet kent, ontstaat er een gevaarlijke kloof.
Wanneer een controller niet weet hoe de controles feitelijk worden uitgevoerd en hoe individuele bevindingen door de IC-medewerkers worden gewogen, kan hij of zij de betrouwbaarheid van de uiteindelijke managementrapportages niet goed beoordelen. In de praktijk wordt deze mismatch tussen strategische sturing en operationele uitvoering vaak pas (te) laat in het jaar gesignaleerd. Correcties worden hierdoor steeds complexer en arbeidsintensiever naarmate het begrotingsjaar vordert.
Sinds de invoering van de ambtelijke rechtmatigheidsverantwoording stelt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) loodzware eisen aan deze keten. De accountant steunt bij zijn controle het liefst op de interne beheersing van de gemeente zelf (leunen).
Als de IC-medewerkers de procesrisico’s niet herkennen door een gebrek aan context, of als de concerncontroller blind vaart op onvolledige operationele data, ontstaan er fouten in kritieke dossiers (zoals Europese aanbestedingen, overhead-toerekening of SiSa-regelingen). Dit leidt onherroepelijk tot formele, vermijdbare bevindingen van de accountant bij de jaarafsluiting.
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
