Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) zijn de ruggengraat van betrouwbaar financieel beheer bij een gemeente. Maar in de praktijk is de AO/IC bij veel gemeenten niet goed ingericht: processen zijn niet beschreven, functiescheiding is onvoldoende en controles worden achteraf uitgevoerd in plaats van preventief. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is het belang van goed functionerende AO/IC alleen maar groter geworden.
Scherpe analyse van AO/IC bij een gemeente op BBV-eisen en praktijkvereisten Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Klanten geven ons een 4,9 uit
76 beoordelingen
Lees wat AO/IC bij een gemeente inhoudt en ontdek vervolgens hoe je als senior financial de kwaliteit bewaakt en verbetert.
AO/IC bij een gemeente is wettelijk verplicht op grond van het BBVHet document gaat naar het college en de gemeenteraad ter vaststellingDe raad heeft formeel begrotingsrecht over de inhoudAdministratieve organisatie (AO) beschrijft hoe financiële en administratieve processen zijn ingericht: wie doet wat, in welke volgorde, met welke autorisaties. Denk aan: het inkoopproces, de subsidieverlening, de salarisadministratie en de debiteurenadministratie. Interne controle (IC) is het toetsen of processen verlopen zoals beschreven en voldoen aan de geldende normen. IC kan preventief zijn (checks vóór uitvoering) of repressief (steekproeven achteraf). Verbijzonderde interne controle (VIC) is een formele vorm waarbij controles worden uitgevoerd door iemand die functioneel onafhankelijk is van het te controleren proces.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van AO/IC bij een gemeente. Daarvoor is het essentieel dat je grip houdt op de processen en risicos tijdig signaleert.
AO-beschrijvingen dateren van jaren geleden en sluiten niet meer aan op de huidige organisatie of systemen.
AO-beschrijvingen dateren van jaren geleden en sluiten niet meer aan op de huidige organisatie of systemen. Dezelfde medewerker kan bestellen, accorderen én uitbetalingen doen. Dit is een klassiek frauderisico. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
IC wordt pas in Q4 uitgevoerd waarna herstel te laat is voor de rechtmatigheidsverantwoording. IC-rapportages worden opgesteld maar aanbevelingen worden niet opgevolgd. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
Niemand voelt zich verantwoordelijk voor het correct naleven van de procesbeschrijvingen. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
Kodros helpt gemeenten bij AO/IC bij een gemeente vanuit de praktijk. Daarvoor werken onze senior financials samen met jouw team aan een aanpak die voldoet aan alle BBV-eisen en standhoud bij de accountant.
Kodros biedt gerichte ondersteuning bij AO/IC bij een gemeente. Daarvoor zetten wij ervaren senior financials in. Dit zijn de concrete oplossingen voor jouw gemeente.
Inventariseer de kritische processenBeschrijf processen en beleg eigenaarschapToets functiescheidingStel een IC-plan opKodros ondersteunt gemeenten bij AO/IC bij een gemeente met een bewezen aanpak die in de praktijk werkt. Wij werken namelijk in concrete stappen en zorgen dat jouw organisatie voldoet aan alle BBV-eisen.
Inventariseer de kritische processen: Wij analyseren de huidige situatie en stellen samen met jouw team een aanpak op.
Beschrijf processen en beleg eigenaarschap: Daarna werkt Kodros het verbeterplan uit, afgestemd op de BBV-eisen van jouw gemeente.
Toets functiescheiding: Vervolgens begeleiden onze senior financials de implementatie en dragen zij kennis direct over.
Stel een IC-plan op: Bovendien bewaken wij de voortgang en passen de aanpak bij waar dat nodig is.
Klaar om te beginnen en direct aan de slag te gaan?
Let’s meet! We horen graag wat je ambities zijn als finance professional. Of stuur een open sollicitatie en dan kijken we samen wat de mogelijkheden zijn.
Klanten geven ons een 4,9 uit
76 beoordelingen
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Volg 5 stappen: stap 1 (Inventariseer de kritische processen), stap 2 (Beschrijf processen en beleg eigenaarschap), stap 3 (Toets functiescheiding), stap 4 (Stel een IC-plan op), stap 5 (Rapporteer en stuur bij). Zo werk je gestructureerd en voldoe je aan alle BBV-eisen.
Administratieve organisatie (AO) beschrijft hoe financiële en administratieve processen zijn ingericht: wie doet wat, in welke volgorde, met welke autorisaties. Daarvoor gelden strikte BBV-normen die elke gemeente moet naleven.
Analyseer eerst de oorzaak van processen niet of verouderd beschreven. Stel vervolgens een verbeterplan op met een duidelijke eigenaar. Zorg daarna voor periodieke monitoring.
Ja. Kodros ondersteunt gemeenten bij AO/IC bij een gemeente met senior financials die direct inzetbaar zijn. Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.
Waarom organisaties graag met ons samenwerken, wij luisteren, denken mee en ondersteunen direct bij hun uitdagingen, zodat ze sneller en effectiever hun doelen bereiken.
Wij werken uitsluitend voor gemeenten. Daardoor begrijpen we de dynamiek, de P&C-cyclus en de bestuurlijke context. Geen inwerktijd, maar direct waarde toevoegen.
Onze specialisten kennen het werkveld van binnenuit. Van begroting tot jaarrekening en van advies tot uitvoering. We combineren inhoudelijke kennis met bestuurlijke sensitiviteit.
We investeren actief in de ontwikkeling van onze professionals. Met coaching, intervisie en inhoudelijke begeleiding zorgen we dat zij blijven groeien en blijvend van waarde zijn voor jouw organisatie.
Kodros: use your Talents.
Ben je ook benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact op voor vrijblijvend advies. Jeroen de Wit helpt je graag met al jouw vragen.
