AO/IC bij een gemeente: inrichting en veelgemaakte fouten
Administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) zijn de ruggengraat van betrouwbaar financieel beheer bij een gemeente. Maar in de praktijk is de AO/IC bij veel gemeenten niet goed ingericht: processen zijn niet beschreven, functiescheiding is onvoldoende en controles worden achteraf uitgevoerd in plaats van preventief. Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is het belang van goed functionerende AO/IC alleen maar groter geworden.
Scherpe analyse van AO/IC bij een gemeente op BBV-eisen en praktijkvereisten
Exclusief gefocust op finance in de gemeentelijke sector
Wat is AO/IC bij een?
AO/IC bij een gemeente is wettelijk verplicht op grond van het BBV
Het document gaat naar het college en de gemeenteraad ter vaststelling
De raad heeft formeel begrotingsrecht over de inhoud
Administratieve organisatie (AO) beschrijft hoe financiële en administratieve processen zijn ingericht: wie doet wat, in welke volgorde, met welke autorisaties. Denk aan: het inkoopproces, de subsidieverlening, de salarisadministratie en de debiteurenadministratie. Interne controle (IC) is het toetsen of processen verlopen zoals beschreven en voldoen aan de geldende normen. IC kan preventief zijn (checks vóór uitvoering) of repressief (steekproeven achteraf). Verbijzonderde interne controle (VIC) is een formele vorm waarbij controles worden uitgevoerd door iemand die functioneel onafhankelijk is van het te controleren proces.
Als senior financial of controller ben jij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van AO/IC bij een gemeente. Daarvoor is het essentieel dat je grip houdt op de processen en risicos tijdig signaleert.
Waar gaat het vaak mis bij AO/IC bij een gemeente?
AO-beschrijvingen dateren van jaren geleden en sluiten niet meer aan op de huidige organisatie of systemen.
Processen niet of verouderd beschreven en functiescheiding onvoldoende
AO-beschrijvingen dateren van jaren geleden en sluiten niet meer aan op de huidige organisatie of systemen. Dezelfde medewerker kan bestellen, accorderen én uitbetalingen doen. Dit is een klassiek frauderisico. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
Controles te laat in het jaar en bevindingen leiden niet tot verbetering
IC wordt pas in Q4 uitgevoerd waarna herstel te laat is voor de rechtmatigheidsverantwoording. IC-rapportages worden opgesteld maar aanbevelingen worden niet opgevolgd. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
Eigenaarschap van processen ontbreekt
Niemand voelt zich verantwoordelijk voor het correct naleven van de procesbeschrijvingen. Doordat de interne processen niet altijd zijn afgestemd op de actuele BBV-vereisten, ontstaan er structurele afwijkingen in de financiële administratie. Daardoor leidt dit probleem tot een onjuiste of onvolledige verantwoording die bij de jaarlijkse accountantscontrole direct opvalt. Bovendien stelt het BBV duidelijke normen aan de kwaliteit van AO/IC bij een gemeente en laat daarin weinig ruimte voor interpretatie. Daarom moeten senior financials en controllers dit knelpunt proactief signaleren en corrigeren, zodat de gemeente niet voor verrassingen staat bij de accountantscontrole.
Heb je vragen, of kom je er niet helemaal uit
Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen of wil je sparren over een concrete financiële uitdaging? We denken graag met je mee en geven je snel duidelijkheid.
Volg 5 stappen: stap 1 (Inventariseer de kritische processen), stap 2 (Beschrijf processen en beleg eigenaarschap), stap 3 (Toets functiescheiding), stap 4 (Stel een IC-plan op), stap 5 (Rapporteer en stuur bij). Zo werk je gestructureerd en voldoe je aan alle BBV-eisen.
Administratieve organisatie (AO) beschrijft hoe financiële en administratieve processen zijn ingericht: wie doet wat, in welke volgorde, met welke autorisaties. Daarvoor gelden strikte BBV-normen die elke gemeente moet naleven.
Analyseer eerst de oorzaak van processen niet of verouderd beschreven. Stel vervolgens een verbeterplan op met een duidelijke eigenaar. Zorg daarna voor periodieke monitoring.
We sturen je maandelijks banen die bij je kunnen passen. Geen spam, alleen wat relevant is.